Cos’è la governance dei contenuti e ne hai davvero bisogno?

Se la tua organizzazione è un’azienda o un’impresa di medie e grandi dimensioni, è molto probabile che ci siano più persone che pubblicano contenuti che rappresentano il tuo marchio. E, sempre più spesso, non avrai solo un team di scrittori per concentrarti sulla gestione dei contenuti, ma dipartimenti, dipendenti e persino clienti potrebbero produrre i propri contenuti.

A causa degli enormi vantaggi del content marketing, le organizzazioni di oggi pubblicano più contenuti che mai. Ma con grandi volumi di contenuti arrivano anche maggiori sfide nel mantenerlo.

Una strategia di contenuti free-for-all in cui chiunque è libero di pubblicare ciò che vuole non è ovviamente la risposta. Lasciati incontrollati e non gestiti, i contenuti pubblicati senza una rigorosa aderenza alle linee guida del marchio presentano un potenziale per una serie di problemi, tra cui:

  • Contenuti di scarsa qualità e scritti male contenenti errori o inesattezze
  • Contenuti incoerenti che non sono conformi alla voce, allo stile e ai messaggi del marchio
  • Contenuti che potrebbero danneggiare la reputazione del marchio
  • Contenuti duplicati
  • Viaggi dei clienti scadenti, confusione dell’acquirente e potenziale perdita di lead.

Non solo sono più persone che creano e pubblicano contenuti aziendali che mai (molti dei quali non saranno scrittori addestrati o marketing), ma ci sono anche una moltitudine di luoghi in cui quel contenuto può finire.

Non è solo un caso di avere processi di controllo della qualità in atto per un canale di contenuti primario, come un sito web o e-mail. È probabile che i contenuti che rappresentano la tua azienda vengano visualizzati su social media, forum e siti Web non ufficiali. Anche se potresti essere in grado di mantenere il controllo sui contenuti pubblicati sui tuoi canali di proprietà, questi canali di contenuti esterni sono gratuiti e aperti a tutti.

L’aumento della globalizzazione significa anche che i tuoi contenuti potrebbero dover essere tradotti per raggiungere mercati diversi. Con l’aumento dei volumi di contenuti, il compito di tradurre tutto diventa sempre più costoso e ingestibile, ma i contenuti tradotti ufficiosamente non avranno controlli di qualità in atto.

Così, come si fa a domare la marea sempre crescente di contenuti, pur raccogliendo i benefici della difesa dei dipendenti? Inserisci la governance dei contenuti.

Che cos’è la governance dei contenuti?

Nella sua forma più basilare, la governance dei contenuti può essere solo una serie di linee guida e processi manuali di controllo della qualità volti a garantire che i contenuti siano on-brand, accurati e di qualità decente.

modello di governance dei contenuti decentralizzato

Esempio: Un modello di governance dei contenuti decentralizzato-Image Source

La maggior parte delle organizzazioni si sforza di gestire la qualità dei propri contenuti, che possono includere:

  • Documentati processi di pubblicazione e approvazione dei contenuti
  • Impiegando redattori umani, traduttori e content gatekeepers
  • Publishing brand style and voice guidelines.

Tuttavia, questi processi manuali cadono rapidamente all’aumentare del volume del contenuto. Per questo motivo, molte organizzazioni devono adottare un approccio più strategico alla gestione dei loro contenuti.

Secondo il Content Marketing Institute 2019 Content Management & Strategy Survey, il 42% delle aziende afferma di non avere la tecnologia giusta per gestire i contenuti in tutta l’azienda. Mentre il 60 per cento afferma di avere linee guida di governance dei contenuti in atto, quasi un quarto ammette di non adottare un approccio strategico alla gestione dei contenuti, con le ragioni principali di questo citato come una mancanza di processi e la mancanza di priorità di leadership.

nessun approccio strategico alla gestione dei contenuti

Fonte immagine

La tua organizzazione ha bisogno di una governance dei contenuti?

Quindi, se la leadership di oltre la metà delle organizzazioni intervistate dal Content Marketing Institute ritiene che la gestione strategica dei contenuti non sia una priorità, perché è esattamente questo?

Forse si rientra in questa categoria, e non siete convinti che la governance dei contenuti è una priorità abbastanza grande. Oppure, forse senti che il tuo budget o le tue risorse sono insufficienti. Quarantaquattro per cento delle organizzazioni ha detto che la mancanza di budget è stata la loro più grande sfida di gestione dei contenuti, e il 53 per cento ha affermato di non avere abbastanza personale addestrato nella strategia dei contenuti.

top content management challenges

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Il fatto è che se più persone e dipartimenti pubblicano contenuti per conto della tua organizzazione, allora sì: hai bisogno della governance dei contenuti per evitare i problemi delineati nell’introduzione.

E non è necessario disporre di un team o di un budget enorme per mettere in atto una strategia di governance dei contenuti. Gli strumenti e la tecnologia di gestione dei contenuti possono richiedere gran parte del lavoro manuale dei processi di approvazione e gestione, offrendo un quadro più ampio di tutti i contenuti e un maggiore controllo.

Gestita in modo strategico, la governance dei contenuti non dovrebbe creare più lavoro e rallentare la produzione di contenuti. Piuttosto, fornisce un framework per la creazione di contenuti e assegna la proprietà dei contenuti a persone nominate in modo che possano prendere decisioni strategiche e garantire che i contenuti di cui sono responsabili aderiscano alle linee guida del marchio.

Utilizzando la tecnologia di gestione dei contenuti per raggiungere la governance dei contenuti

Una piattaforma di gestione dei contenuti può prendere un sacco di duro lavoro di governance dei contenuti.

Assicurarsi che i creatori di contenuti aderiscano alle linee guida del marchio e alle guide di stile, formare gli scrittori, modificare i contenuti e applicare il flusso di lavoro manuale e i processi di approvazione è sicuramente un lavoro a tempo pieno, anche per un’organizzazione relativamente piccola.

La tecnologia di gestione dei contenuti colma il divario tra l’enorme e crescente volume di contenuti rivolti al cliente e queste linee guida e processi manuali tradizionali che semplicemente non sono più adatti allo scopo.

Utilizzando la tecnologia per gestire la strategia e i processi dei contenuti della tua organizzazione, puoi assicurarti che i contenuti vengano prodotti per impostare linee guida, gestire il flusso di lavoro dei contenuti, semplificare la comunicazione tra individui e team e monitorare le prestazioni dei contenuti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di marketing dei contenuti.

DivvyHQ è una piattaforma di content marketing di livello enterprise progettata per superare il caos e semplificare la gestione dei contenuti, mettendoti di nuovo in controllo per gestire il tuo content marketing da una piattaforma centrale.

Mettendo in un’unica posizione la strategia dei contenuti, i calendari, i programmi di produzione e i flussi di lavoro dei contenuti, garantisci che tutti siano chiari sugli obiettivi dei contenuti e che ogni team e individuo comprenda il proprio ruolo nel rendere la strategia complessiva dei contenuti un successo.

Sul lato della governance dei contenuti in particolare, gli utenti DivvyHQ sono in grado di specificare le date di manutenzione sui singoli pezzi di contenuto e ricevere una notifica quando queste date si avvicinano. È possibile produrre programmi di manutenzione in corso, eliminando le grandi iniziative di audit comuni all’interno dell’azienda.

DivvyHQ data di manutenzione per la governance dei contenuti

Screenshot da DivvyHQ

L’utilizzo di una piattaforma progettata specificamente per la gestione dei processi e dei team di contenuti elimina le inefficienze e la confusione derivanti dalla gestione dei contenuti con una serie di linee guida sparse, fogli di calcolo, calendari e messaggi Rendere le informazioni facili da trovare e i processi facili da seguire assicura che tutti siano sulla stessa pagina, lavorando insieme verso i tuoi obiettivi di contenuto comuni.

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