Průvodce efektivní komunikací ve stavebnictví

communication_in_constructionstejně jako mnoho průmyslových odvětví má stavebnictví jedinečné výzvy, pokud jde o úspěšnou komunikaci se zaměstnanci.

povaha stavby znamená, že zaměstnanci často pracují na dálku, v první linii, daleko od sídla společnosti. Stavební společnosti mohou mít více míst, kde se nacházejí jejich zaměstnanci, a zaměstnanci na místě se mohou cítit izolovaní a odpojeni od společnosti v důsledku jejich pokračující práce na dálku.

v různých průmyslových odvětvích po celém světě je 2,7 miliardy pracovníků-včetně těch ve stavebnictví – kteří nepracují u stolu. A ne vždy se cítí konzultováni a zahrnuti.

stavební dělníci nejsou jako zaměstnanci kanceláře-nemají před sebou celý den počítače, kde mohou přistupovat k firemnímu intranetu nebo přijímat e-maily. Pracovníci na místě mohou mít téměř žádný kontakt s kýmkoli z ústředí, a spoléhat se na informace od svých bezprostředních nadřízených.

podle autorů Davida Maxfielda a Josepha Gennyho ve studii Harvard Business Review z roku 2017 o 1153 zaměstnancích 64% vzdálených zaměstnanců cítilo, že jejich kolegové v kanceláři provedli změny v projektu bez komunikace.

proč je komunikace důležitá ve stavebnictví

když je interní komunikace ve stavebnictví neúčinná, může nastat řada problémů, které mohou mít za následek velké problémy a zpoždění projektů. To zahrnuje:

  • nespokojenost s prací, když jsou zaměstnanci odpojeni
  • nízká morálka
  • vyšší úrovně nepřítomnosti
  • vyšší fluktuace zaměstnanců
  • více úrazů na pracovišti
  • nedostatek jasnosti ohledně problémů na místě
  • zaměstnanci nechápou cíle projektu a/nebo společnosti
  • zaměstnanci nesplňují očekávání, protože nevědí, co jsou
  • snížená produktivita a ziskovost
  • zvýšená rizika
  • potenciál vzniku právních otázek

kromě toho došlo k nesprávné komunikaci v stavba může být nákladná.

podle studie společnosti FMI Corp v roce 2018 je stavební průmysl každý rok z kapsy ve výši 177 miliard dolarů kvůli nesprávné komunikaci s vysokými náklady připisovanými času, který je potřebný k nalezení důležitých informací o projektu a řešení konfliktů.

práce s těmito omezeními a problémy může být náročná, ale jejich aktivní řešení může mít pro vaši společnost významné výhody.

communication_in_construction_industry

společné komunikační výzvy ve stavebnictví

lepší komunikace povede k lepšímu řízení stavebních projektů – ať už jde o velký nebo malý projekt, je důležité, aby všichni byli na stejné stránce. To jsou některé z nejčastějších problémů, kterým stavební průmysl čelí, pokud jde o komunikaci:

1. Těžko dosažitelná pracovní síla

staveniště mohou mít stovky zaměstnanců, kteří na nich pracují kdykoli, v celé řadě sad dovedností. Některé z nich mohou pracovat pro společnost, někteří mohou být dodavatelé a někteří mohou být subdodavatelé. Nejen, že se mohou vyvinout „informační Sila“, ale povaha tohoto typu práce může znamenat, že se Sila vyvíjejí v silech.

když komunikace se zaměstnanci spadá na manažery na místě, mohou existovat smíšené výsledky. Někdo může být vynikající inženýr nebo stavitel, ale to neznamená, že jsou přirozeně dobrými komunikátory. Někteří lidé budou lépe sdílet informace a informovat každého než ostatní, takže výsledek na místě je nekonzistentní, zejména pokud existují různé týmy: manažer jednoho týmu může být skvělý komunikátor, zatímco jiný ne.

udržování všech na pracovišti informovaných o problémech a prioritách může být nejnáročnějším aspektem komunikace ve stavebnictví-zvláště když jsou všichni vzdáleni od ústředí. Další problémy mohou nastat, když někdo v sídle společnosti podává žádosti o zaměstnance v terénu, které přesně neodrážejí to, co se děje na pracovišti, protože jsou z něj tak odstraněni.

to může mít za následek chyby, pokud pracují mimo zastaralé informace nebo zcela nerozumí místním problémům nebo mohou ztrácet spoustu času, protože zaměstnanci na místě potřebují objasnit poskytnuté informace a zmírnit očekávání.

potenciální zdravotní a bezpečnostní problémy

staveniště jsou nebezpečná místa. Podle Mezinárodní organizace práce, pokud jde o pracovní úrazy každý rok, má stavebnictví nepoměrně vyšší míru. Jen ve Spojených státech se podle ministerstva práce ve stavebnictví stane jedna z každých pěti úmrtí na pracovišti. Smrtelná zranění mohou společnosti stát miliony dolarů každý rok.

existuje mnoho faktorů, které se podílejí na zajištění bezpečnosti na pracovišti, ale komunikace je jedním z nejdůležitějších prvků.

studie společnosti Dynamic Signal v roce 2019 zjistila, že 36% zaměstnanců bylo v důsledku špatné komunikace ve stavebnictví umístěno do nebezpečné situace.

dobrá komunikace vám může pomoci vytvořit kulturu bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti, zajistit, aby potenciální rizika byla rychle identifikována a sdílena se zaměstnanci, a jsou uvedeny jasné pokyny, aby bylo možné dodržovat bezpečnostní postupy.

sdílené informace jsou příliš složité

dobrá komunikace by měla být jasná, stručná a snadno srozumitelná. Ve stavebnictví mohou být informace, které je třeba sdílet se zaměstnanci ze své podstaty, vysoce technické a složité. Jindy může být použitý jazyk plný žargonu nebo zneužitých výrazů.

a nejde jen o psaní-plány a diagramy je třeba provést také přesným a jasným způsobem.

hledání způsobů, jak destilovat informace, aby byly jasnější a stručnější, je důležité. Když jsou informace příliš komplikované a příliš husté, lidé nemají tendenci číst všechno a důležité rady mohou být ztraceny.

COVID-19 způsobuje další problémy

v mnoha jurisdikcích po celém světě byl stavební průmysl prohlášen za základní službu a bylo mu umožněno pokračovat v činnosti. Někdy to může být „business as usual“, ale v jiných případech to znamená, že staveniště musí pracovat se sníženým počtem pracovníků v návštěvnosti,což může výrazně zpomalit časové osy projektu. Jindy může pozitivní případ COVID-19 na místě způsobit vypnutí pracoviště na určitou dobu, což vede ke zpoždění a nejistotě.

protože se situace může velmi rychle změnit, s malým varováním (vládní nařízení se změnila, pozitivní případ na místě) je nezbytná jasná a stručná komunikace se zaměstnanci.

použití neefektivních interních komunikačních kanálů

jak již bylo zmíněno dříve, metody komunikace ve stavebnictví, které jsou upřednostňovány nestavebními průmysly, ve stavebnictví vždy nefungují dobře. K intranetu a e-mailu mohou zaměstnanci na místě přistupovat jen velmi příležitostně – nebo možná dokonce vůbec ne.

to znamená, že když je něco důležitého, o čem musí každý vědět, zaměstnanci na místě nemusí získat informace, dokud nebude příliš pozdě, nebo je nemusí získat vůbec. A když se spoléháte na to, že správci stránek komunikují se svými lidmi, jak je uvedeno výše, výsledky se budou lišit v závislosti na tom, jak dobří jednotliví manažeři komunikují.

dodavatelé, kteří nejsou zahrnuti do mixu

stavební projekty mohou používat kombinaci zaměstnanců společnosti a dodavatelů. Dodavatelé sami mohou subdodat některé práce. Někteří dodavatelé mohou být na místě po dobu trvání projektu, zatímco jiní mohou být zapojeni pouze na krátkou dobu, zatímco jsou potřeba.

přestože nejsou všichni oficiálně zaměstnanci stejné společnosti, stále tvoří pracovní tým, který spolupracuje na projektu. Tradiční komunikace může přehlížet tyto další pracovníky na místě, kteří hrají stejně důležitou roli, aby zajistili úspěch projektu.

to může vést k dezinformacím, chybějícím informacím nebo zpožděním v předávání informací. Efektivní komunikace ve stavebnictví bere v úvahu každého, kdo pracuje na místě.

neefektivní setkání na místě

komunikace ve stavebních projektech často zahrnuje osobní setkání. Na mnoha místech, tam jsou denní stand-up setkání, kde jsou sdíleny informace a priority pro daný den jsou nastíněny. Jiné weby je mohou mít méně pravidelně.

běžné problémy, které mohou vzniknout prostřednictvím schůzek, jsou: znuděný a nezaujatý personál, který neposlouchá, lidé, kteří něčemu nerozumí, ale bojí se klást otázky, není dána příležitost klást otázky, existují osobní konflikty, které lidem ztěžují mluvit o problémech.

jazykové a kulturní bariéry

stavebnictví je stále více multikulturní. Není neobvyklé najít lidi z různých kulturních prostředí, kteří pracují společně na stejném webu.

podle amerického Úřadu pro statistiku práce jsou zahraniční pracovníci o 14% častěji zaměstnáni ve stavebnictví ve srovnání s rodilými pracovníky.

jazykové a kulturní nuance mohou být skutečným problémem na jakémkoli pracovišti, kde k tomu dochází. I když zaměstnanci mluví společným jazykem, existuje prostor pro nesprávnou komunikaci, protože fakta se ztratí v překladu. Je také možné neúmyslně způsobit přestupek.

effective_communication_in_construction

kroky pro efektivní komunikaci ve stavebnictví

špatná komunikace může znamenat katastrofu pro vaši společnost, když jsou vysoké sázky na drahé projekty. Bez ohledu na to, jak velké nebo malé jsou vaše projekty, zajištění toho, aby vaše interní komunikační procesy byly upřednostňovány, může vést k příznivějším výsledkům.

kroky, které je třeba podniknout, zahrnují:

  • vytvoření formálních komunikačních řetězců: pro efektivní řízení komunikace ve stavebnictví to zajistí, že správné informace se dostanou ke správným lidem, na správném místě, ve správný čas.
  • Zajistěte, aby bylo k dispozici pravidelné školení a sděleno: pokud existují nové postupy a postupy, které je třeba dodržovat, je důležité, aby lidé byli řádně vyškoleni – a také věděli o školení. Školicí materiály musí být snadno pochopitelné a přístupné. Možná také zjistíte, že zaměstnanci nedodržují postupy správně a možná budete muset nabídnout opakovací školení nebo vydat připomenutí.

další informace o komunikačních prostředcích pro efektivní zavedení nové politiky.

  • ujistěte se, že existuje obousměrná komunikace: komunikace shora dolů by neměla být jediným způsobem, jak proudí informace o vašem stavebním projektu. Zaměstnanci v terénu musí mít způsoby, jak rychle sdělit jakékoli problémy managementu, aby bylo možné zavést strategie zmírňování.
  • požádejte o zpětnou vazbu: zjištění problémů není jediný čas, kdy byste měli používat obousměrnou komunikaci. Je také důležité získat zpětnou vazbu od zaměstnanců v terénu o všem, co jste dělali.
  • používejte mobilní komunikační kanály: použití aplikace k oslovení všech pracovníků na staveništi-interních zaměstnanců i dodavatelů – může vyřešit řadu komunikačních problémů. Můžete si být jisti, že informace budou odeslány rychle a každý k nim bude mít přístup.
  • ujistěte se, že informace jsou odeslány včas: staré a zastaralé informace-nebo zpoždění, kdy zaměstnanci obdrží nové informace-mohou vést k nákladným chybám nebo zvýšit zdravotní a bezpečnostní rizika.
  • Zajistěte, aby veškerá komunikace byla jasná, věcná a profesionální: posílejte dobře napsané zprávy, které jsou snadno pochopitelné, držte se pouze faktů a jsou relevantní.
  • Vytvořte si vlastní publikum: nechcete zahltit lidi příliš mnoha informacemi, které jsou pro ně irelevantní. Mohou existovat některé komunikace, o kterých musí vědět pouze lidé v centrále společnosti (například poradenství při hasičském cvičení) a další komunikace, které jsou specifické pro jedno pracovní místo, pokud máte více webů. Dokonce i na místě může být vlastní publikum, které potřebuje informace: tým může potřebovat vědět o zpožděném doručení nebo revidovaných časových rámcích pro část projektu, na kterém pracuje, což neovlivňuje ostatní týmy. Cílená interní komunikační zpráva je mnohem silnější!
  • Buďte otevření a průhlední: nikdo nemá rád doručování špatných zpráv, ale pokud tak neučiníte, může to mít za následek šíření pověstí a/nebo negativní sentiment se zaměstnanci. Postupem času takový sentiment může hnisat a vytvořit toxické prostředí na pracovišti se špatnou morálkou a zaměstnanci, kteří chtějí pracovat jinde.
  • Automatizujte komunikaci, když můžete: pokud víte, že určité věci se musí stát v určitém čase, použijte komunikační kanály, které vám umožní je vytvořit předem, aby komunikace probíhala a stala se, když to potřebuje. Například DeskAlerts.

***

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.