En Guide til effektiv kommunikation i byggebranchen

communication_in_constructionligesom mange brancher har byggebranchen unikke udfordringer, når det kommer til vellykket kommunikation med medarbejderne.

konstruktionens art betyder, at medarbejderne ofte arbejder eksternt i frontlinjen langt væk fra virksomhedens hovedkvarter. Byggefirmaer kan have flere steder, hvor deres ansatte er placeret, og medarbejdere på stedet kan føle sig isolerede og frakoblede fra virksomheden som et resultat af deres igangværende fjernarbejde.

på tværs af forskellige brancher rundt om i verden er der 2,7 milliarder arbejdere – inklusive dem i byggebranchen – der ikke arbejder ved et skrivebord. Og de føler sig ikke altid hørt og inkluderet.

bygningsarbejdere er ikke som kontoransatte – de har ikke computere foran sig hele dagen, hvor de kan få adgang til virksomhedens intranet eller modtage e-mails. Arbejdstagere på stedet kan have lidt-til-ingen kontakt overhovedet med nogen fra hovedkontoret, og stole på deres umiddelbare vejledere for information.

ifølge forfatterne David og Joseph Genny i en undersøgelse fra Harvard Business i 2017 af 1153 ansatte følte 64% af fjernansatte, at deres kontorbaserede kolleger foretog ændringer i projektet uden at kommunikere.

hvorfor kommunikation er vigtig i byggeriet

når intern kommunikation er ineffektiv i byggebranchen, kan der opstå en række problemer, der kan resultere i store problemer og forsinkelser på projekter. Dette omfatter:

  • Job utilfredshed, når medarbejderne er frakoblet
  • lav moral
  • højere niveauer af fravær
  • højere personaleomsætning
  • flere arbejdsskader
  • en mangel på klarhed omkring problemer på stedet
  • medarbejdere, der ikke forstår projekt/eller virksomhedens mål
  • medarbejdere, der ikke opfylder forventningerne, fordi de ikke ved, hvad de er
  • nedsat produktivitet og rentabilitet
  • øgede risici
  • potentiale for juridiske problemer at opstå

ud over dette, fejlkommunikation i byggeri kan være dyrt.

ifølge en undersøgelse foretaget af FMI Corp i 2018 er byggebranchen ude af lommen til en værdi af 177 milliarder dollars hvert år på grund af fejlkommunikation med de høje omkostninger, der tilskrives den tid, det tager at finde vigtig projektinformation og konfliktløsning.

at arbejde med disse begrænsninger og problemer kan være udfordrende, men proaktivt at adressere dem kan have betydelige fordele for din virksomhed.

communication_in_construction_industry

fælles kommunikationsudfordringer i byggeri

bedre kommunikation vil resultere i bedre byggeprojektstyring – uanset om det er et stort eller et lille projekt, er det afgørende, at alle er på samme side. Dette er nogle af de mest almindelige problemer, som byggebranchen står over for, når det kommer til kommunikation:

1. En vanskelig at nå arbejdsstyrken

byggepladser kan have hundredvis af medarbejdere, der arbejder på dem til enhver tid på tværs af en række færdigheder. Nogle af dem kan arbejde for virksomheden, nogle kan være entreprenører og nogle kan være underleverandører. Ikke kun kan” informationssiloer ” udvikle sig, men arten af denne type arbejde kan betyde, at siloer udvikler sig inden for siloer.

når kommunikation med medarbejdere falder til ledere på stedet, kan der være blandede resultater. Nogen kan være en fremragende ingeniør eller bygherre, men det betyder ikke, at de er naturligt gode kommunikatorer. Nogle mennesker vil være bedre til at dele information og holde alle informeret end andre, så resultatet på stedet er inkonsekvent, især når der er forskellige hold: et teams leder kan være en god kommunikator, mens en anden ikke er.

at holde alle på arbejdspladsen informeret om problemer og prioriteter kan være det mest udfordrende aspekt af kommunikation i byggebranchen-især når alle der er fjernt fra hovedkontoret. Yderligere problemer kan opstå, når nogen i virksomhedens hovedkvarter fremsætter anmodninger fra personale på stedet, der ikke nøjagtigt afspejler, hvad der sker på jobstedet, fordi de er så fjernet fra det.

dette kan resultere i fejl, hvis de arbejder ud af forældede oplysninger eller ikke helt forstår lokale problemer eller kan spilde masser af tid som medarbejdere på stedet har brug for at afklare oplysninger givet og temperament forventninger.

potentiale for sundheds-og sikkerhedsspørgsmål

byggepladser er farlige steder. Ifølge Den Internationale Arbejdsorganisation, når det kommer til arbejdsulykker hvert år, har byggebranchen en uforholdsmæssigt højere sats. I USA alene sker en ud af fem dødsfald på arbejdspladsen i byggebranchen, ifølge Department of Labor. Ikke-dødelige skader kan koste virksomheder millioner af dollars hvert år.

der er mange faktorer involveret i at sikre sikkerhed på arbejdspladsen, men kommunikation er et af de mest kritiske elementer.

en undersøgelse i 2019 af Dynamic Signal fandt, at 36% af medarbejderne var placeret i en usikker situation som følge af dårlig kommunikation i byggebranchen.

god kommunikation kan hjælpe dig med at etablere en arbejdspladskultur med sundheds-og sikkerhedsbevidsthed, sikre, at potentielle farer identificeres og deles med medarbejderne hurtigt, og der gives klare instruktioner, så sikkerhedsprocedurer kan følges.

delt information er for kompleks

god kommunikation skal være klar, kortfattet og let at forstå. I byggebranchen kan oplysninger, der skal deles med medarbejderne i sin natur, være meget tekniske og komplekse. Andre gange kan det anvendte sprog være fyldt med jargon eller misbrugte udtryk.

og det handler ikke kun om skrivningen – planer og diagrammer skal også laves på en præcis og klar måde.

det er vigtigt at finde måder at destillere informationen for at gøre den mere klar og kortfattet. Når information er for kompliceret og for tæt, har folk en tendens til ikke at læse alt, og vigtige råd kan gå tabt.

COVID-19 forårsager yderligere problemer

i mange jurisdiktioner over hele verden er byggebranchen blevet erklæret en vigtig service og har fået lov til at fortsætte med at fungere. Nogle gange kan dette være “business as usual”, men i andre tilfælde har det betydet, at byggepladser skal fungere med et reduceret antal tilstedeværende arbejdstagere, hvilket kan bremse projekttidslinjerne betydeligt. Andre gange kan en positiv COVID-19-sag på stedet medføre, at arbejdsstedet lukkes i en periode, hvilket fører til forsinkelser og usikkerhed.

fordi situationen kan ændre sig meget hurtigt, med lidt advarsel (regeringsbestemmelser ændret, en positiv sag på stedet) klar og kortfattet kommunikation med medarbejderne er afgørende.

brug af ineffektive interne kommunikationskanaler

som tidligere nævnt fungerer kommunikationsmetoder i byggebranchen, der foretrækkes af ikke-byggebranchen, ikke altid godt i byggeriet. Intranet og e-mail kan kun tilgås meget lejlighedsvis af medarbejdere på stedet – eller måske endda slet ikke.

dette betyder, at når der er noget vigtigt, som alle har brug for at vide om, kan medarbejdere på stedet muligvis ikke få oplysningerne, før det er for sent, eller måske slet ikke få det. Og når du stoler på Site managers til at kommunikere med deres folk, som nævnt ovenfor, vil resultaterne variere afhængigt af, hvor gode individuelle ledere er til at kommunikere.

entreprenører ikke inkluderet i blandingen

byggeprojekter kan bruge en blanding af virksomhedens medarbejdere og entreprenører. Entreprenører selv kan udlicitere noget af arbejdet. Nogle entreprenører kan være på stedet i projektets varighed, mens andre kun kan være involveret i en kort periode, mens de er nødvendige.

på trods af at ikke alle officielt er ansatte i samme firma, danner de stadig et arbejdsteam, der arbejder sammen om et projekt. Traditionel kommunikation kan overse disse andre arbejdstagere på stedet, der har en lige så vigtig rolle at spille for at sikre, at projektet bliver en succes.

dette kan føre til misinformation, manglende information eller forsinkelser i information, der formidles. Effektiv kommunikation i byggeri tager højde for alle, der arbejder på stedet.

ineffektive site møder

kommunikation i byggeprojekter involverer ofte ansigt til ansigt møder. På mange steder er der daglige stand – up-møder, hvor information deles, og prioriteter for dagen skitseres. Andre steder kan have dem mindre regelmæssigt.

almindelige problemer, der kan opstå gennem møder, er: keder sig og uinteresseret personale, der ikke lytter, folk, der ikke forstår noget, men er bange for at stille spørgsmål, der er ingen mulighed for at stille spørgsmål, der er personlige konflikter, der gør det svært for folk at tale om problemer.

sproglige og kulturelle barrierer

byggebranchen er en stadig mere multikulturel. Det er ikke ualmindeligt at finde folk fra en række forskellige kulturelle baggrunde, der arbejder sammen på samme sted.

ifølge US Bureau of Labor Statistics er udenlandsfødte arbejdere 14% mere tilbøjelige til at blive ansat i byggeri sammenlignet med indfødte arbejdere.

sprog og kulturelle nuancer kan være et reelt problem på enhver arbejdsplads, hvor dette sker. Selv hvis medarbejderne taler et fælles sprog, er der plads til fejlkommunikation, da fakta går tabt i oversættelsen. Det er også muligt at utilsigtet forårsage lovovertrædelse.

effective_communication_in_construction

skridt til at tage for effektiv kommunikation i byggeriet

dårlig kommunikation kan stave katastrofe for din virksomhed, når indsatsen er høj på dyre projekter. Uanset hvor store eller små dine projekter er, kan det at sikre, at dine interne kommunikationsprocesser prioriteres, føre til mere gunstige resultater.

skridt til at tage inkluderer:

  • etablering af formelle kommunikationskæder: for effektiv kommunikationsstyring i byggeriet vil dette sikre, at de rigtige oplysninger kommer til de rigtige mennesker, på det rigtige sted, på det rigtige tidspunkt.
  • sørg for, at regelmæssig træning er tilgængelig og kommunikeret om: når der er nye procedurer og processer, der skal følges, er det vigtigt, at folk trænes ordentligt – og også kender til træningen. Træningsmateriale skal være let at forstå og få adgang til. Du kan også opleve, at medarbejderne ikke følger procedurerne korrekt, og du skal muligvis tilbyde genopfriskningstræning eller udstede påmindelser.

Lær mere om kommunikationsmidlerne for effektivt at etablere en ny politik.

  • sørg for, at der er tovejskommunikation: kommunikation fra top til bund bør ikke være den eneste måde, hvorpå information flyder på dit byggeprojekt. Medarbejdere på stedet skal have måder til hurtigt at kommunikere eventuelle problemer til ledelsen, så afbødningsstrategier kan indføres.
  • Bed om feedback: at finde ud af om problemer er ikke den eneste gang, du skal bruge tovejskommunikation. Det er også vigtigt at få feedback fra personalet på stedet om alt, hvad du har gjort.
  • brug mobilvenlige kommunikationskanaler: brug af en app til at nå alle arbejdere på en byggeplads-både interne medarbejdere og entreprenører – kan løse en række kommunikationsproblemer. Du kan være sikker på, at oplysningerne vil blive sendt hurtigt, og alle vil kunne få adgang til dem.
  • sørg for, at oplysninger sendes rettidigt: Gamle og forældede oplysninger – eller en forsinkelse i, når medarbejderne modtager nye oplysninger-kan føre til dyre fejl eller øge sundheds-og sikkerhedsrisici.
  • sørg for, at al kommunikation er klar, faktuel og professionel: send velskrevne meddelelser, der er lette at forstå, hold dig kun til fakta og er relevante.
  • Opret brugerdefinerede målgrupper: du vil ikke overvælde folk med for meget information, der er irrelevant for dem. Der kan være nogle comms, som kun personer i virksomhedens hovedkvarter har brug for at vide om (for eksempel rådgivning af en brandøvelse) og Andre comms, der er specifikke for et arbejdssted, når du har flere steder. Selv på stedet kan der være brugerdefinerede målgrupper, der har brug for oplysninger: et team skal muligvis vide om en forsinket levering eller reviderede tidsrammer for den del af projektet, de arbejder på, der ikke påvirker andre teams. Den målrettede interne kommunikationsmeddelelse er meget mere kraftfuld!
  • vær åben og gennemsigtig: ingen nyder at levere dårlige nyheder, men hvis man undlader at gøre det, kan det resultere i rygter, der spredes og/eller negativ stemning med medarbejderne. Over tid kan en sådan stemning feste og skabe et giftigt arbejdspladsmiljø med dårlig moral og medarbejdere, der ønsker at arbejde andre steder.
  • Automatiser kommunikation, når du kan: hvis du ved, at visse ting skal ske på et bestemt tidspunkt, skal du bruge kommunikationskanaler, der giver dig mulighed for at oprette disse på forhånd, så kommunikationen foregår og sker, når den skal. For eksempel DeskAlerts.

***

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.