¿Qué Es el Gobierno de Contenidos y Realmente Lo Necesitas?

Si su organización es una empresa o negocio mediano a grande, es muy probable que haya varias personas publicando contenido que represente su marca. Y, cada vez más, no solo tendrás un equipo de escritores para enfocarte en administrar contenido, sino que los departamentos, los empleados e incluso los clientes pueden estar produciendo su propio contenido.

Debido a los enormes beneficios del marketing de contenidos, las organizaciones de hoy en día están publicando más contenido que nunca. Pero con mayores volúmenes de contenido también vienen mayores desafíos en su mantenimiento.

Una estrategia de contenido libre para todos en la que cualquiera es libre de publicar lo que quiera obviamente no es la respuesta. Si no se controla y no se administra, el contenido publicado sin un estricto cumplimiento de las directrices de marca presenta la posibilidad de una serie de problemas, entre los que se incluyen:

  • Contenido de mala calidad y mal escrito que contiene errores o inexactitudes
  • Contenido inconsistente que no se ajusta a la voz, el estilo y los mensajes de la marca
  • Contenido que puede dañar la reputación de la marca
  • Contenido duplicado
  • Recorridos de clientes deficientes, confusión de compradores y la posibilidad de perder clientes potenciales.

No solo hay más personas creando y publicando contenido empresarial que nunca (muchos de los cuales no serán escritores o vendedores capacitados), sino que también hay una multitud de lugares donde ese contenido puede terminar.

No es solo un caso de tener procesos de control de calidad implementados para un canal de contenido principal, como un sitio web o un correo electrónico. Es probable que el contenido que representa a tu empresa aparezca en redes sociales, foros y sitios web no oficiales. Si bien es posible que pueda mantener el control sobre el contenido publicado en sus canales de propiedad, estos canales de contenido externos son gratuitos y están abiertos a todos.

El aumento de la globalización también significa que su contenido puede necesitar ser traducido para llegar a diferentes mercados. Con el aumento de los volúmenes de contenido, la tarea de traducir todo se vuelve cada vez más costosa e inmanejable, pero el contenido traducido extraoficialmente no tendrá controles de calidad establecidos.

Entonces, ¿cómo doma la creciente marea de contenido, mientras sigue cosechando los beneficios de la defensa de los empleados? Ingrese gobierno de contenido.

¿Qué Es la Gobernanza de Contenidos?

En su forma más básica, el gobierno de contenido puede ser solo una serie de directrices y procesos manuales de control de calidad destinados a garantizar que el contenido esté en la marca, sea preciso y de calidad decente.

 modelo de gobierno de contenido descentralizado

Ejemplo: Un modelo de gobierno de contenido descentralizado-Fuente de imagen

La mayoría de las organizaciones hacen un esfuerzo para administrar la calidad de su contenido, que puede incluir:

  • Procesos de aprobación y publicación de contenido documentado
  • Empleando editores, traductores y guardianes de contenido humanos
  • Estilo de publicación de marca y pautas de voz.

Sin embargo, estos procesos manuales se caen rápidamente a medida que aumenta el volumen de contenido. Por esta razón, muchas organizaciones necesitan adoptar un enfoque más estratégico para administrar su contenido.

De acuerdo con la encuesta de estrategia de Gestión de Contenido & del Content Marketing Institute de 2019, el 42% de las empresas dicen que no tienen la tecnología adecuada para administrar contenido en toda la empresa. Mientras que el 60 por ciento dice que cuenta con directrices de gobernanza de contenido, casi una cuarta parte admite que no adopta un enfoque estratégico para administrar el contenido, y las principales razones de esto se citan como la falta de procesos y la falta de prioridad de liderazgo.

 sin enfoque estratégico para la gestión de contenidos

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¿Su Organización Necesita Gobernanza de contenidos?

Entonces, si el liderazgo de más de la mitad de las organizaciones encuestadas por el Content Marketing Institute cree que la gestión estratégica de contenido no es una prioridad, ¿por qué es esto exactamente?

Tal vez entres en esta categoría y no estés convencido de que el gobierno de contenido sea una prioridad lo suficientemente grande. O tal vez sientas que tu presupuesto o recursos son insuficientes. El cuarenta y cuatro por ciento de las organizaciones dijeron que la falta de presupuesto era su mayor desafío de gestión de contenido, y el 53 por ciento afirmó que no tenía suficiente personal capacitado en estrategia de contenido.

 principales desafíos de gestión de contenido

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El hecho es que si varias personas y departamentos están publicando contenido en nombre de su organización, entonces sí, necesita gobernanza de contenido para evitar los problemas descritos en la introducción.

Y, no es necesario tener un gran equipo o presupuesto para poner en marcha una estrategia de gobernanza de contenido. Las herramientas y la tecnología de gestión de contenido pueden eliminar gran parte del trabajo manual de sus procesos de aprobación y gestión, lo que le brinda una imagen más amplia de todo su contenido y más control.

Administrado de manera estratégica, el gobierno de contenidos no debe crear más trabajo y ralentizar la producción de contenido. Más bien, proporciona un marco para la creación de contenido y asigna la propiedad del contenido a personas designadas para que puedan tomar decisiones estratégicas y garantizar que el contenido del que son responsables se ajuste a las directrices de la marca.

Usar la Tecnología de Gestión de Contenido para lograr la Gobernanza de contenido

Una plataforma de gestión de contenido puede eliminar gran parte del trabajo duro de la gobernanza de contenido.

Asegurarse de que los creadores de contenido se adhieran a las directrices de marca y las guías de estilo, capacitar a escritores, editar contenido y aplicar procesos manuales de flujo de trabajo y aprobación es sin duda un trabajo de tiempo completo, incluso para una organización relativamente pequeña.

La tecnología de gestión de contenido llena la brecha entre el enorme y creciente volumen de contenido orientado al cliente y estas pautas y procesos manuales tradicionales que simplemente ya no son adecuados para su propósito.

Al usar la tecnología para administrar la estrategia de contenido y los procesos de su organización, puede asegurarse de que el contenido se produzca para establecer pautas, administrar el flujo de trabajo de contenido, optimizar la comunicación entre individuos y equipos y monitorear el rendimiento del contenido para ayudarlo a alcanzar sus objetivos de marketing de contenidos.

DivvyHQ es una plataforma de marketing de contenidos de nivel empresarial diseñada para cortar el caos y simplificar la gestión de contenidos, lo que le devuelve el control para administrar su marketing de contenidos desde una plataforma central.

Al poner su estrategia de contenido, calendarios, programas de producción y flujos de trabajo de contenido en un solo lugar, se asegura de que todos tengan claros los objetivos de contenido y que cada equipo e individuo entienda su papel en hacer que la estrategia de contenido general sea un éxito.

En el lado de la gobernanza de contenido específicamente, los usuarios de DivvyHQ pueden especificar fechas de mantenimiento en piezas de contenido individuales y recibir notificaciones a medida que se acercan estas fechas. Se pueden producir programas de mantenimiento continuo, lo que elimina las grandes iniciativas de auditoría que son comunes dentro de la empresa.

 DivvyHQ fecha de mantenimiento para el gobierno de contenido

Captura de pantalla de DivvyHQ

El uso de una plataforma diseñada específicamente para administrar procesos y equipos de contenido elimina las ineficiencias y la confusión que surgen de administrar contenido con una serie de pautas dispersas, hojas de cálculo, calendarios y mensajes de correo electrónico. Hacer que la información sea fácil de encontrar y los procesos fáciles de seguir garantiza que todos estén en la misma página, trabajando juntos hacia sus objetivos de contenido comunes.

Para obtener más información sobre DivvyHQ, póngase en contacto para programar una demostración gratuita. O lee más sobre cómo esta herramienta de marketing de contenidos te permite a ti y a tus equipos colaborar, optimizar la producción de contenido y tener una visibilidad completa de lo que todos están trabajando en cualquier momento.

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