Opas tehokkaasta viestinnästä rakennusalalla

communication_in_constructionkuten monilla toimialoilla, myös rakennusalalla on ainutlaatuisia haasteita onnistuneessa viestinnässä työntekijöiden kanssa.

rakentamisen luonteen vuoksi työntekijät työskentelevät usein etänä, etulinjassa, kaukana yrityksen pääkonttorista. Rakennusyhtiöillä voi olla useita työmaita, joissa niiden työntekijät sijaitsevat, ja työmaalla työskentelevät saattavat tuntea itsensä eristetyiksi ja eristetyiksi yrityksestä jatkuvan etätyönsä vuoksi.

eri toimialoilla ympäri maailmaa on 2,7 miljardia työntekijää – mukaan lukien rakennusalan työntekijät-jotka eivät työskentele kirjoituspöydän ääressä. He eivät aina tunne kuuluvansa joukkoon.

rakennustyöntekijät eivät ole kuin toimistotyöntekijät – heillä ei ole koko päivää tietokoneita edessään, joista he pääsisivät yrityksen intranetiin tai saisivat sähköposteja. Työntekijät paikan päällä voi olla vähän-tai-ei lainkaan yhteyttä kenenkään pääkonttorin, ja luottaa niiden välittömät esimiehet tietoja.

kirjoittajien David Maxfieldin ja Joseph Gennyn mukaan vuonna 2017 Harvard Business Review ’ n tutkimuksessa, johon osallistui 1153 työntekijää, 64% etätyöntekijöistä koki, että heidän toimistotyöntekijäkollegansa tekivät muutoksia projektiin kommunikoimatta.

miksi viestintä on tärkeää rakentamisessa

kun sisäinen viestintä on tehotonta rakennusalalla, voi syntyä useita ongelmia, jotka voivat johtaa suuriin ongelmiin ja viivästyksiin projekteissa. Näihin kuuluvat:

  • työhön tyytymättömyys, kun työntekijä on irtisanottu
  • alhainen moraali
  • poissaolojen määrä
  • henkilöstön vaihtuvuus
  • enemmän työtapaturmia
  • epäselvyydet työmaalla
  • työntekijät eivät ymmärrä hanketta ja/tai yrityksen tavoitteet
  • työntekijät eivät täytä odotuksia, koska he eivät tiedä mitä he ovat
  • tuottavuuden ja kannattavuuden lasku
  • lisääntyneet riskit
  • oikeudellisten kysymysten mahdollisuus

tämän lisäksi rakentaminen voi tulla kalliiksi.

FMI Corpin vuonna 2018 tekemän tutkimuksen mukaan rakennusalalla menee joka vuosi 177 miljardia dollaria, koska se kommunikoi väärin suurten kustannusten kanssa, jotka johtuvat tärkeiden projektitietojen löytämiseen ja konfliktinratkaisuun kuluvasta ajasta.

näiden rajoitteiden ja ongelmien kanssa työskentely voi olla haastavaa, mutta niiden ennakoiva käsitteleminen voi olla merkittävää hyötyä yrityksellesi.

communication_in_construction_industry

rakentamisen yhteiset viestintähaasteet

Parempi viestintä johtaa parempaan rakennushankkeiden hallintaan – oli kyseessä sitten iso tai pieni hanke, on tärkeää, että kaikki ovat samalla sivulla. Nämä ovat yleisimpiä asioita, joita rakennusteollisuus kohtaa viestinnässä:

1. Vaikeasti tavoitettavissa oleva työvoima

rakennustyömailla voi olla milloin tahansa satoja työntekijöitä eri taitotasojen välillä. Osa heistä voi työskennellä yrityksessä, osa voi olla urakoitsijoita ja osa alihankkijoita. Ei ainoastaan ”informaatiosiilot” voivat kehittyä, mutta tämäntyyppisen työn luonne voi tarkoittaa, että siilot kehittyvät siilojen sisällä.

kun yhteydenpito työntekijöihin siirtyy esimiehille paikan päällä, tulokset voivat olla ristiriitaisia. Joku voi olla erinomainen insinööri tai rakentaja, mutta se ei tarkoita, että he ovat luonnostaan hyviä viestijöitä. Jotkut ihmiset ovat parempia jakamaan tietoa ja pitämään kaikki ajan tasalla kuin toiset, joten tulos paikan päällä on epäjohdonmukainen, varsinkin kun on erilaisia tiimejä: yhden tiimin johtaja voi olla loistava kommunikaattori, kun taas toisen ei.

kaikkien työmaalla olevien pitäminen ajan tasalla asioista ja prioriteeteista voi olla haastavinta rakennusteollisuudessa – varsinkin kun kaikki ovat etäällä pääkonttorista. Lisäongelmia voi syntyä, kun joku yrityksen pääkonttorissa tekee kentällä olevia työntekijöitä koskevia pyyntöjä, jotka eivät vastaa tarkasti sitä, mitä työmaalla tapahtuu, koska he ovat niin etäällä siitä.

tämä voi johtaa virheisiin, jos he työskentelevät pois vanhentuneita tietoja tai eivät täysin ymmärrä paikallisia kysymyksiä tai voi tuhlata paljon aikaa, koska työntekijät paikan päällä täytyy selventää tietoja ja lieventää odotuksia.

terveys-ja turvallisuuskysymykset

rakennustyömaat ovat vaarallisia paikkoja. Kansainvälisen työjärjestön mukaan rakennusteollisuudessa sattuu vuosittain suhteettoman paljon enemmän työtapaturmia. Työministeriön mukaan yksistään Yhdysvalloissa joka viides työpaikkakuolema tapahtuu rakennusteollisuudessa. Ei-hengenvaaralliset vammat voivat maksaa yrityksille miljoonia dollareita vuosittain.

Työturvallisuuden varmistamiseen liittyy monia tekijöitä, mutta viestintä on yksi kriittisimmistä tekijöistä.

Dynamic Signalin vuonna 2019 tekemässä tutkimuksessa todettiin, että 36% työntekijöistä oli joutunut turvattomaan tilanteeseen rakennusteollisuuden huonon viestinnän vuoksi.

hyvä viestintä voi auttaa luomaan työterveys-ja työturvallisuuskulttuurin, varmistamaan, että mahdolliset vaarat tunnistetaan ja niistä kerrotaan työntekijöille nopeasti ja että annetaan selkeät ohjeet, jotta turvallisuusmenettelyjä voidaan noudattaa.

jaettu tieto on liian monimutkaista

hyvän viestinnän tulee olla selkeää, tiivistä ja helppotajuista. Rakennusalalla jo luonteensa vuoksi työntekijöille jaettava tieto voi olla erittäin teknistä ja monimutkaista. Muulloin käytetty kieli voi olla täynnä jargonia tai väärin käytettyjä termejä.

ja, kyse ei ole vain kirjoittamisesta – suunnitelmat ja kaaviot on myös tehtävä tarkasti ja selkeästi.

on tärkeää löytää tapoja tislata tieto selkeämmäksi ja ytimekkäämmäksi. Kun tieto on liian monimutkaista ja tiheää, ihmiset eivät yleensä lue kaikkea ja tärkeitä neuvoja voi kadota.

COVID-19 aiheuttaa lisäkysymyksiä

monilla lainkäyttöalueilla ympäri maailmaa rakennusteollisuus on julistettu välttämättömäksi palveluksi ja sen on annettu jatkaa toimintaansa. Joskus tämä voi olla ”tavallista”, mutta joissakin tapauksissa se on tarkoittanut sitä, että rakennustyömailla on oltava vähemmän työntekijöitä, mikä voi hidastaa hankkeiden aikatauluja huomattavasti. Muina aikoina positiivinen COVID-19-tapaus paikan päällä voi aiheuttaa työmaan sulkemisen joksikin aikaa, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja epävarmuutta.

koska tilanne voi muuttua hyvin nopeasti, ilman pientä varoitusta (hallituksen säädökset muuttuvat, positiivinen tapaus paikan päällä) on tärkeää, että työntekijöiden kanssa kommunikoidaan selkeästi ja ytimekkäästi.

tehottomilla sisäisillä viestintäkanavilla

kuten aiemmin mainittiin, muiden kuin rakennusteollisuuden suosimat rakennusteollisuuden viestintämenetelmät eivät aina toimi rakennusalalla hyvin. Intranet ja sähköposti voivat käyttää vain hyvin satunnaisesti paikan päällä olevat työntekijät-tai ehkä ei lainkaan.

tämä tarkoittaa sitä, että kun on jotain tärkeää, josta kaikkien on tiedettävä, paikan päällä olevat työntekijät eivät välttämättä saa tietoa ennen kuin on liian myöhäistä tai eivät saa sitä ollenkaan. Ja kun luotat sivuston johtajat kommunikoida ihmisten kanssa, kuten edellä mainittiin, tulokset vaihtelevat riippuen siitä, kuinka hyvä yksittäiset johtajat ovat kommunikoida.

kokonaisuuteen kuulumattomat urakoitsijat

rakennushankkeissa voidaan käyttää yrityksen työntekijöiden ja urakoitsijoiden yhdistelmää. Urakoitsijat voivat itse teettää osan työstä alihankintana. Jotkut urakoitsijat voivat olla työmaalla koko hankkeen ajan, kun taas toiset voivat olla mukana vain lyhyen aikaa, kun heitä tarvitaan.

vaikka kaikki eivät virallisesti ole saman yrityksen työntekijöitä, he muodostavat silti työryhmän, joka työskentelee yhdessä erään projektin parissa. Perinteisessä viestinnässä saatetaan unohtaa nämä muut paikalla olevat työntekijät, joilla on yhtä tärkeä rooli hankkeen onnistumisen varmistamisessa.

tämä voi johtaa vääriin tietoihin, puuttuviin tietoihin tai viivästyksiin tiedon välittämisessä. Tehokas viestintä rakentamisessa huomioi kaikki työmaalla työskentelevät.

tehottomat työmaakokoukset

rakennushankkeissa viestintään liittyy usein kasvokkaisia tapaamisia. Monilla sivustoilla järjestetään päivittäin stand up-kokouksia, joissa jaetaan tietoa ja hahmotellaan päivän painopisteitä. Muilla sivustoilla niitä voi olla vähemmän säännöllisesti.

yhteisiä asioita, joita kokouksissa voi syntyä, ovat: tylsistynyt ja välinpitämätön henkilökunta, joka ei kuuntele, ihmiset, jotka eivät ymmärrä jotain, mutta pelkäävät kysyä kysymyksiä, ei ole mahdollisuutta esittää kysymyksiä, on henkilökohtaisia konflikteja, jotka vaikeuttavat ihmisten puhua asioista.

kieli-ja kulttuurirajat

rakennusala on yhä monikulttuurisempi. Ei ole harvinaista löytää ihmisiä eri kulttuuritaustoista työskentelevät yhdessä samalla sivustolla.

US Bureau of Labor Statisticsin mukaan ulkomailla syntyneet ovat 14% todennäköisemmin rakennusalan työntekijöitä kuin syntyperäiset työntekijät.

kieli-ja kulttuurivivahteet voivat olla todellinen ongelma kaikilla työpaikoilla, joissa näin tapahtuu. Vaikka työntekijät puhuisivat yhteistä kieltä, väärinkäsityksille on sijaa, kun faktat hukkuvat käännöksiin. On myös mahdollista vahingossa aiheuttaa loukkaus.

effective_communication_in_construction

tehokas viestintä rakennusalalla

huono viestintä voi merkitä katastrofia yrityksellesi, kun panokset ovat korkeat kalliissa hankkeissa. Riippumatta siitä, kuinka suuria tai pieniä projektisi ovat, sen varmistaminen, että sisäiset viestintäprosessit priorisoidaan, voi johtaa suotuisampiin tuloksiin.

askelia ottaa mm.:

  • virallisten viestintäketjujen perustaminen: tehokas viestinnän hallinta rakentamisessa varmistaa, että oikea tieto pääsee oikeille ihmisille, oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan.
  • varmista, että säännöllistä koulutusta on saatavilla ja siitä tiedotetaan: kun uusia toimintatapoja ja prosesseja tulee noudattaa, on tärkeää, että ihmiset koulutetaan oikein – ja että he tietävät myös koulutuksesta. Koulutusmateriaalin on oltava helposti ymmärrettävissä ja saatavilla. Saatat myös huomata, että työntekijät eivät noudata menettelytapoja asianmukaisesti, ja saatat joutua tarjoamaan kertauskoulutusta tai antamaan muistutuksia.

Lue lisää viestintävälineistä, joilla voidaan tehokkaasti luoda uusi politiikka.

  • varmista, että tietoliikenne on kaksisuuntaista: ylhäältä alas suuntautuvan viestinnän ei pitäisi olla ainoa tapa, jolla tieto kulkee rakennusprojektissasi. Kentällä työskentelevillä työntekijöillä on oltava keinoja viestiä nopeasti asioista johdolle, jotta lieventämisstrategioita voidaan ottaa käyttöön.
  • pyydä palautetta: asioiden selvittäminen ei ole ainoa kerta, kun kannattaa käyttää kaksisuuntaista viestintää. On myös tärkeää saada palautetta paikan päällä olevalta henkilökunnalta kaikesta, mitä on tehnyt.
  • käytä mobiiliystävällisiä viestintäkanavia: sovelluksen käyttäminen kaikkien rakennustyömaan työntekijöiden-sekä työntekijöiden että urakoitsijoiden – tavoittamiseen voi ratkaista useita tietoliikenneongelmia. Voit olla varma, että tiedot lähetetään nopeasti ja kaikki voivat käyttää niitä.
  • varmista, että tiedot lähetetään ajoissa: Vanhat ja vanhentuneet tiedot – tai viivästyminen, kun työntekijät saavat uutta tietoa-voivat johtaa kalliisiin virheisiin tai lisätä terveys-ja turvallisuusriskejä.
  • varmista, että kaikki viestintä on selkeää, asiallista ja ammattimaista: lähetä hyvin kirjoitettuja viestejä, jotka on helppo ymmärtää, pysy vain tosiasioissa ja jotka ovat merkityksellisiä.
  • Luo mukautettuja yleisöjä: et halua hukuttaa ihmisiä liikaa tietoa, joka on epäolennaista heille. Voi olla joitakin viestimiä, että vain ihmiset yrityksen pääkonttorissa täytyy tietää (esimerkiksi neuvontaa paloharjoitus) ja muut viestimet, jotka ovat erityisiä yhden työ-sivuston, kun sinulla on useita sivustoja. Jopa paikan päällä voi olla mukautettuja yleisöjä, jotka tarvitsevat tietoa: tiimi voi joutua tietämään viivästyneestä toimituksesta tai tarkistetusta aikataulusta sille osalle projektia, jonka parissa he työskentelevät, joka ei vaikuta muihin tiimeihin. Kohdennettu sisäinen viestintäviesti on paljon voimakkaampi!
  • ole avoin ja läpinäkyvä: kukaan ei nauti huonojen uutisten toimittamisesta, mutta sen tekemättä jättäminen voi johtaa huhujen leviämiseen ja/tai kielteisiin tunteisiin työntekijöiden kanssa. Ajan mittaan tällaiset tunteet voivat kalvaa ja luoda myrkyllisen työympäristön, jossa on huono moraali ja työntekijät haluavat työskennellä muualla.
  • automatisoi viestintää, kun voit: jos tiedät, että tiettyjen asioiden pitää tapahtua tiettynä aikana, käytä viestintäkanavia, joiden avulla voit luoda ne etukäteen niin, että viestintä on jatkuvaa ja tapahtuu silloin, kun on tarve. Esimerkiksi DeskAlerts.

***

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.