Un ghid privind comunicarea eficientă în industria construcțiilor

communication_in_constructionla fel ca multe industrii, industria construcțiilor are provocări unice atunci când vine vorba de comunicarea de succes cu angajații.

natura construcției înseamnă că angajații lucrează adesea de la distanță, pe prima linie, departe de sediul corporativ. Companiile de construcții pot avea mai multe site-uri în care se află angajații lor, iar angajații la fața locului se pot simți izolați și deconectați de companie ca urmare a muncii lor la distanță.

în diferite industrii din întreaga lume, există 2,7 miliarde de lucrători – inclusiv cei din industria construcțiilor – care nu lucrează la birou. Și nu se simt întotdeauna consultați și incluși.

muncitorii din construcții nu sunt ca angajații de birou – nu au calculatoare în fața lor toată ziua, unde pot accesa intranetul corporativ sau pot primi e-mailuri. Lucrătorii de la fața locului pot avea un contact puțin sau deloc cu oricine de la sediul central și se pot baza pe supraveghetorii lor imediați pentru informații.

potrivit autorilor David Maxfield și Joseph Genny într-un studiu Harvard Business Review din 2017 pe 1153 de angajați, 64% dintre angajații de la distanță au considerat că colegii lor din birouri au făcut modificări proiectului fără a comunica.

de ce comunicarea este importantă în construcții

când comunicarea internă este ineficientă în industria construcțiilor, pot apărea o serie de probleme care pot duce la probleme majore și întârzieri la proiecte. Aceasta include:

  • nemulțumirea locului de muncă atunci când angajații sunt decuplați
  • moralul scăzut
  • niveluri mai ridicate de absenteism
  • cifra de afaceri mai mare a personalului
  • mai multe leziuni la locul de muncă
  • lipsa de claritate în jurul problemelor de pe site
  • angajații care nu înțeleg proiectul și/sau obiectivele companiei
  • angajații care nu îndeplinesc așteptările pentru că nu știu ce sunt
  • scăderea productivității și profitabilității
  • riscuri crescute
  • potențial de apariție a problemelor juridice

în plus față de aceasta, comunicarea necorespunzătoare în construcția poate fi costisitoare.

potrivit unui studiu realizat de FMI Corp în 2018, industria construcțiilor este în afara buzunarului în valoare de 177 miliarde de dolari în fiecare an din cauza comunicării greșite cu costurile ridicate atribuite timpului necesar pentru a găsi informații importante despre proiect și rezolvarea conflictelor.

lucrul cu aceste constrângeri și probleme poate fi dificil, dar abordarea proactivă a acestora poate avea beneficii semnificative pentru compania dvs.

communication_in_construction_industry

provocări comune de comunicare în construcții

o mai bună comunicare va duce la o mai bună gestionare a proiectelor de construcție – fie că este vorba de un proiect mare sau unul mic, este esențial ca toată lumea să fie pe aceeași pagină. Acestea sunt unele dintre cele mai frecvente probleme cu care se confruntă industria construcțiilor atunci când vine vorba de comunicare:

1. O forță de muncă greu accesibilă

șantierele de construcții pot avea sute de angajați care lucrează la ele în orice moment, într-o serie de seturi de competențe. Unele dintre ele pot lucra pentru companie, unele pot fi contractori și unele pot fi subcontractori. Nu numai că se pot dezvolta „silozuri informaționale”, dar natura acestui tip de muncă poate însemna că Silozurile se dezvoltă în silozuri.

când comunicarea cu angajații revine managerilor la fața locului, pot exista rezultate mixte. Cineva poate fi un inginer sau constructor excelent, dar nu înseamnă că sunt în mod natural buni comunicatori. Unii oameni vor fi mai buni la schimbul de informații și la informarea tuturor decât alții, astfel încât rezultatul la fața locului este inconsistent, în special atunci când există Echipe diferite: managerul unei echipe poate fi un comunicator excelent, în timp ce altul nu este.

păstrarea tuturor celor de la locul de muncă informați cu privire la probleme și priorități poate fi cel mai provocator aspect al comunicării în industria construcțiilor – mai ales atunci când toată lumea de acolo este îndepărtată de sediul central. Probleme suplimentare pot apărea atunci când cineva de la sediul central al companiei face cereri de personal pe teren care nu reflectă cu exactitate ceea ce se întâmplă la locul de muncă, deoarece sunt atât de îndepărtați de acesta.

acest lucru poate duce la greșeli dacă lucrează din informații învechite sau nu înțeleg complet problemele locale sau pot pierde mult timp, deoarece angajații de la fața locului trebuie să clarifice informațiile furnizate și să tempereze așteptările.

potențial pentru probleme de sănătate și siguranță

șantierele de construcții sunt locuri periculoase. Potrivit Organizației Internaționale a muncii, atunci când vine vorba de accidente de muncă în fiecare an, industria construcțiilor are o rată disproporționat de mare. Numai în Statele Unite, unul din cinci decese la locul de muncă se întâmplă în industria construcțiilor, potrivit Departamentului Muncii. Leziunile non-fatale pot costa companiile milioane de dolari în fiecare an.

există mulți factori implicați în asigurarea siguranței la locul de muncă, dar comunicarea este unul dintre elementele cele mai critice.

un studiu realizat în 2019 de Dynamic Signal a constatat că 36% dintre angajați au fost plasați într-o situație nesigură ca urmare a unei comunicări slabe în industria construcțiilor.

o bună comunicare vă poate ajuta să stabiliți o cultură de conștientizare a sănătății și siguranței la locul de muncă, să vă asigurați că potențialele pericole sunt identificate și partajate rapid cu angajații și că sunt date instrucțiuni clare pentru ca procedurile de siguranță să poată fi urmate.

informațiile partajate sunt prea complexe

o bună comunicare ar trebui să fie clară, concisă și ușor de înțeles. În industria construcțiilor, informațiile care trebuie împărtășite angajaților prin însăși natura lor pot fi extrem de tehnice și complexe. Alteori, limbajul folosit poate fi plin de jargon sau termeni folosiți greșit.

și nu este vorba doar de scriere – planurile și diagramele trebuie făcute și într-un mod precis și clar.

găsirea unor modalități de distilare a informațiilor pentru a le face mai clare și mai succinte este importantă. Când informațiile sunt prea complicate și prea dense, oamenii tind să nu citească totul și sfaturile importante pot fi pierdute.

COVID-19 provocând probleme suplimentare

în multe jurisdicții din întreaga lume, industria construcțiilor a fost declarată un serviciu esențial și i s-a permis să continue să funcționeze. Uneori, acest lucru ar putea fi „business as usual”, dar în alte cazuri, a însemnat că șantierele de construcții trebuie să funcționeze cu un număr redus de lucrători prezenți, ceea ce poate încetini considerabil termenele proiectului. Alteori, un caz pozitiv COVID-19 la fața locului poate determina închiderea șantierului pentru o perioadă de timp, ducând la întârzieri și incertitudine.

deoarece situația se poate schimba foarte repede, cu puțină avertizare (reglementările guvernamentale s-au schimbat, un caz pozitiv la fața locului) comunicarea clară și concisă cu angajații este esențială.

utilizarea canalelor de comunicare internă ineficiente

așa cum am menționat mai devreme, metodele de comunicare în industria construcțiilor care sunt favorizate de industriile non-construcții nu funcționează întotdeauna bine în construcții. Intranetul și e-mailul pot fi accesate doar foarte ocazional de către angajații de la fața locului – sau poate chiar deloc.

aceasta înseamnă că atunci când există ceva important despre care toată lumea trebuie să știe, este posibil ca angajații de la fața locului să nu obțină informațiile până nu este prea târziu sau să nu le obțină deloc. Și când vă bazați pe managerii de site-uri pentru a comunica cu oamenii lor, așa cum am menționat mai sus, rezultatele vor varia în funcție de cât de buni sunt managerii individuali în comunicare.

contractorii care nu sunt incluși în mixul

proiectele de construcții pot utiliza un mix de angajați ai companiei și contractori. Contractorii înșiși pot subcontracta o parte din lucrare. Unii contractori pot fi la fața locului pe durata proiectului, în timp ce alții pot fi implicați doar pentru o perioadă scurtă de timp, în timp ce sunt necesari.

în ciuda faptului că nu toți sunt oficial angajați ai aceleiași companii, ei încă formează o echipă de lucru, lucrând împreună la un proiect. Comunicările tradiționale pot trece cu vederea acești alți lucrători la fața locului care au un rol la fel de important de jucat pentru a se asigura că proiectul este un succes.

acest lucru poate duce la dezinformare, lipsă de informații sau întârzieri în transmiterea informațiilor. Comunicarea eficientă în construcții ia în considerare toți cei care lucrează la fața locului.

întâlniri ineficiente la fața locului

comunicarea în proiectele de construcții implică adesea întâlniri față în față. Pe multe site-uri, există întâlniri zilnice de stand-up în care sunt împărtășite informații și sunt prezentate prioritățile zilei. Alte site-uri le pot avea mai puțin în mod regulat.

problemele comune care pot apărea prin întâlniri sunt: personal plictisit și dezinteresat care nu ascultă, oameni care nu înțeleg ceva, dar se tem să pună întrebări, nu există nicio ocazie de a pune întrebări, există conflicte personale care îngreunează oamenii să vorbească despre probleme.

bariere lingvistice și culturale

industria construcțiilor este una din ce în ce mai multiculturală. Nu este neobișnuit să găsești oameni dintr-o varietate de medii culturale diferite care lucrează împreună pe același site.

potrivit Biroului de Statistică a muncii din SUA, lucrătorii născuți în străinătate au cu 14% mai multe șanse de a fi angajați în construcții în comparație cu lucrătorii nativi.

nuanțele lingvistice și culturale pot fi o problemă reală în orice loc de muncă unde se întâmplă acest lucru. Chiar dacă angajații vorbesc o limbă comună, există posibilități de comunicare greșită pe măsură ce faptele se pierd în traducere. De asemenea, este posibil să provocați din greșeală o infracțiune.

effective_communication_in_construction

pași pentru a lua pentru o comunicare eficientă în construcții

comunicare rău poate vraja dezastru pentru compania dumneavoastră atunci când mizele sunt mari pe proiecte scumpe. Indiferent cât de mari sau mici sunt proiectele dvs., asigurarea prioritizării proceselor de comunicare internă poate duce la rezultate mai favorabile.

pașii de urmat includ:

  • stabilirea lanțurilor de comunicații formale: pentru un management eficient al comunicării în construcții, acest lucru va asigura că informațiile corecte ajung la oamenii potriviți, la locul potrivit, la momentul potrivit.
  • asigurați-vă că instruirea regulată este disponibilă și comunicată despre: atunci când există noi proceduri și procese de urmat, este important ca oamenii să fie instruiți corespunzător – și, de asemenea, să știe despre instruire. Materialul de instruire trebuie să fie ușor de înțeles și de accesat. De asemenea, puteți constata că angajații nu respectă procedurile în mod corespunzător și poate fi necesar să oferiți instruire de perfecționare sau să emiteți mementouri.

Aflați mai multe despre mijloacele de comunicare pentru a stabili în mod eficient o nouă politică.

  • asigurați-vă că există o comunicare bidirecțională: comunicarea de sus în jos nu ar trebui să fie singura modalitate prin care informațiile circulă pe proiectul dvs. de construcție. Angajații de pe teren trebuie să aibă modalități de a comunica rapid orice probleme conducerii, astfel încât strategiile de atenuare să poată fi puse în aplicare.
  • cereți feedback: aflarea problemelor nu este singura dată când ar trebui să utilizați comunicarea bidirecțională. De asemenea, este important să obțineți feedback de la personalul de pe teren cu privire la orice ați făcut.
  • utilizarea canalelor de comunicare mobile: utilizarea unei aplicații pentru a ajunge la toți lucrătorii de pe un șantier – atât angajații interni, cât și contractorii-poate rezolva o serie de probleme de comunicații. Puteți fi sigur că informațiile vor fi trimise rapid și toată lumea va putea accesa.
  • asigurați-vă că informațiile sunt trimise în timp util: informațiile vechi și învechite – sau o întârziere în momentul în care angajații primesc informații noi – pot duce la erori costisitoare sau pot crește riscurile pentru sănătate și siguranță.
  • asigurați-vă că toate comunicările sunt clare, factuale și profesionale: trimiteți mesaje bine scrise, ușor de înțeles, respectați numai faptele și sunt relevante.
  • creați audiențe personalizate: nu doriți să copleșiți oamenii cu prea multe informații irelevante pentru ei. Pot exista unele comms că numai oamenii din sediul central corporative trebuie să știți despre (de exemplu, consilierea de un exercițiu de incendiu) și alte comms care sunt specifice pentru un site de lucru, atunci când aveți mai multe site-uri. Chiar și la fața locului pot exista audiențe personalizate care au nevoie de informații: este posibil ca o echipă să aibă nevoie să știe despre o livrare întârziată sau intervale de timp revizuite pentru partea din proiect la care lucrează, care nu afectează alte echipe. Mesajul de comunicare internă vizat este mult mai puternic!
  • fii deschis și transparent: nimănui nu-i place să ofere vești proaste, dar eșecul în acest sens poate duce la răspândirea zvonurilor și/sau la sentimente negative cu angajații. De-a lungul timpului, un astfel de sentiment poate să se înrăutățească și să creeze un mediu toxic la locul de muncă, cu moralul slab și angajații care doresc să lucreze în altă parte.
  • Automatizați comunicațiile când puteți: dacă știți că anumite lucruri trebuie să se întâmple la un moment dat, utilizați canale de comunicare care vă vor permite să le creați în avans, astfel încât comunicarea să fie continuă și să se întâmple atunci când trebuie. De exemplu, DeskAlerts.

***

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.