En Guide om effektiv kommunikation inom byggbranschen

communication_in_constructionliksom många branscher har byggbranschen unika utmaningar när det gäller framgångsrik kommunikation med anställda.

konstruktionens karaktär innebär att anställda ofta arbetar på distans, i frontlinjen, långt borta från företagets huvudkontor. Byggföretag kan ha flera platser där deras anställda finns och anställda på plats kan känna sig isolerade och kopplade från företaget till följd av deras pågående fjärrarbete.

i olika branscher runt om i världen finns det 2,7 miljarder arbetare – inklusive de inom byggbranschen – som inte arbetar vid ett skrivbord. Och de känner sig inte alltid konsulterade och inkluderade.

byggnadsarbetare är inte som kontorsanställda-de har inte datorer framför sig hela dagen där de kan komma åt företagets intranät eller ta emot e-postmeddelanden. Arbetare på plats kan ha liten eller ingen kontakt alls med någon från huvudkontoret och lita på sina omedelbara handledare för information.

enligt författarna David Maxfield och Joseph Genny i en 2017 Harvard Business Review-studie av 1153 anställda ansåg 64% av avlägsna anställda att deras kontorsbaserade kollegor gjorde ändringar i projektet utan att kommunicera.

varför kommunikation är viktigt i byggbranschen

när intern kommunikation är ineffektiv i byggbranschen kan ett antal problem uppstå som kan leda till stora problem och förseningar på projekt. Detta inkluderar:

  • jobb missnöje när anställda kopplas ur
  • låg moral
  • högre nivåer av frånvaro
  • högre personalomsättning
  • fler arbetsplatsskador
  • en brist på tydlighet kring frågor på plats
  • anställda som inte förstår projekt och/eller företagets mål
  • anställda som inte uppfyller förväntningarna eftersom de inte vet vad de är
  • minskad produktivitet och lönsamhet
  • ökade risker
  • potential för juridiska frågor att uppstå

utöver detta har felkommunikation i konstruktion kan vara kostsamt.

enligt en studie av FMI Corp 2018 är byggbranschen ur fickan till 177 miljarder dollar varje år på grund av felkommunikation med de höga kostnaderna som tillskrivs den tid det tar att hitta viktig projektinformation och konfliktlösning.

att arbeta med dessa begränsningar och problem kan vara utmanande, men proaktivt att ta itu med dem kan ha betydande fördelar för ditt företag.

communication_in_construction_industry

gemensamma kommunikationsutmaningar i konstruktion

bättre kommunikation kommer att resultera i bättre byggprojektledning – oavsett om det är ett stort eller ett litet projekt, är det viktigt att alla är på samma sida. Det här är några av de vanligaste frågorna som byggbranschen står inför när det gäller kommunikation:

1. En svår att nå arbetskraft

byggarbetsplatser kan ha hundratals anställda som arbetar på dem när som helst, över en rad olika färdigheter. Vissa av dem kan fungera för företaget, vissa kan vara entreprenörer och vissa kan vara underleverantörer. Inte bara kan” informationssilor ” utvecklas, men arten av denna typ av arbete kan innebära att silor utvecklas inom silor.

när kommunikation med anställda faller till chefer på plats kan det finnas blandade resultat. Någon kan vara en utmärkt ingenjör eller byggare, men det betyder inte att de är naturligt bra kommunikatörer. Vissa människor kommer att vara bättre på att dela information och hålla alla informerade än andra, så resultatet på plats är inkonsekvent, särskilt när det finns olika team: ett lags chef kan vara en bra kommunikatör medan en annan inte är det.

att hålla alla på arbetsplatsen informerade om frågor och prioriteringar kan vara den mest utmanande aspekten av kommunikation i byggbranschen – särskilt när alla där är långt ifrån huvudkontoret. Ytterligare problem kan uppstå när någon på företagets huvudkontor gör förfrågningar från personal på marken som inte exakt återspeglar vad som händer på arbetsplatsen eftersom de är så borttagna från det.

detta kan leda till misstag om de arbetar med föråldrad information eller inte helt förstår lokala problem eller kan slösa mycket tid eftersom anställda på plats behöver klargöra information som ges och temperera förväntningarna.

Potential för hälso-och säkerhetsfrågor

byggarbetsplatser är farliga platser. Enligt Internationella arbetsorganisationen, när det gäller Arbetsplatsolyckor varje år, har byggbranschen en oproportionerligt högre takt. Bara i USA sker en av fem dödsfall på arbetsplatsen i byggbranschen, enligt Department of Labor. Icke-dödliga skador kan kosta företag miljoner dollar varje år.

det finns många faktorer som är involverade i att säkerställa säkerheten på arbetsplatsen, men kommunikation är en av de mest kritiska elementen.

en studie 2019 av Dynamic Signal fann att 36% av de anställda hade placerats i en osäker situation till följd av dålig kommunikation inom byggbranschen.

god kommunikation kan hjälpa dig att skapa en arbetsplatskultur med medvetenhet om hälsa och säkerhet, se till att potentiella faror identifieras och delas med anställda snabbt och tydliga instruktioner ges så att säkerhetsförfaranden kan följas.

Information som delas är för komplex

bra kommunikation bör vara tydlig, koncis och lätt att förstå. I byggbranschen kan information som måste delas med anställda till sin natur vara mycket teknisk och komplex. Andra gånger kan språket som används vara fullt av jargong eller missbrukade termer.

och det handlar inte bara om skrivplaner och diagram måste göras på ett korrekt och tydligt sätt också.

att hitta sätt att destillera informationen för att göra det tydligare och kortfattat är viktigt. När informationen är för komplicerad och för tät, tenderar människor att inte läsa allt och viktiga råd kan gå vilse.

COVID-19 orsakar ytterligare problem

i många jurisdiktioner runt om i världen har byggbranschen förklarats vara en viktig tjänst och har fått fortsätta att fungera. Ibland kan det vara ”business as usual” men i andra fall har det inneburit att byggarbetsplatser måste fungera med ett minskat antal anställda i närvaro, vilket kan sakta upp projekttidslinjer avsevärt. Andra gånger kan ett positivt COVID-19-fall på plats leda till att arbetsplatsen stängs av under en tid, vilket leder till förseningar och osäkerhet.

eftersom situationen kan förändras mycket snabbt, med liten varning (statliga regler ändras, ett positivt fall på plats) tydlig och koncis kommunikation med anställda är viktigt.

använda ineffektiva interna kommunikationskanaler

som tidigare nämnts fungerar inte kommunikationsmetoder inom byggbranschen som gynnas av icke-byggnadsindustrier alltid bra i byggandet. Intranät och e-post kan endast nås mycket ibland av anställda på plats – eller kanske inte alls.

det betyder att när det finns något viktigt som alla behöver veta om, kan anställda på plats inte få informationen förrän det är för sent, eller kanske inte får det alls. Och när du litar på platschefer att kommunicera med sina människor, som nämnts ovan, kommer resultaten att variera beroende på hur bra enskilda chefer är på att kommunicera.

entreprenörer som inte ingår i mixen

byggprojekt kan använda en blandning av företagets anställda och entreprenörer. Entreprenörerna själva kan lägga ut en del av arbetet. Vissa entreprenörer kan vara på plats under hela projektet, medan andra bara kan vara inblandade under en kort tid, medan de behövs.

trots att inte alla officiellt är anställda i samma företag bildar de fortfarande ett arbetslag som arbetar tillsammans på ett projekt. Traditionell kommunikation kan förbise dessa andra arbetare på plats som har en lika viktig roll att spela för att säkerställa att projektet är en framgång.

detta kan leda till felaktig information, saknad information eller förseningar i information som förmedlas. Effektiv kommunikation i byggandet tar hänsyn till alla som arbetar på plats.

ineffektiva platsmöten

kommunikation i byggprojekt involverar ofta möten ansikte mot ansikte. På många webbplatser finns det dagliga stand-up-möten där information delas och prioriteringar för dagen beskrivs. Andra webbplatser kan ha dem mindre regelbundet.

Vanliga frågor som kan uppstå genom möten är: uttråkad och ointresserad personal som inte lyssnar, människor som inte förstår något men är rädda för att ställa frågor, Det finns ingen möjlighet att ställa frågor, Det finns personliga konflikter som gör det svårt för människor att tala om frågor.

språk-och kulturbarriärer

byggbranschen är alltmer mångkulturell. Det är inte ovanligt att hitta människor från en mängd olika kulturella bakgrunder som arbetar tillsammans på samma plats.

enligt US Bureau of Labor Statistics är utrikes födda arbetare 14% mer benägna att vara anställda i byggandet jämfört med infödda arbetare.

språk och kulturella nyanser kan vara ett verkligt problem på alla arbetsplatser där detta inträffar. Även om anställda talar ett gemensamt språk finns det utrymme för felkommunikation när fakta försvinner i översättningen. Det är också möjligt att oavsiktligt orsaka brott.

effective_communication_in_construction

åtgärder för effektiv kommunikation i konstruktion

dålig kommunikation kan stava katastrof för ditt företag när insatserna är höga på dyra projekt. Oavsett hur stora eller små dina projekt är, att se till att dina interna kommunikationsprocesser prioriteras kan leda till mer gynnsamma resultat.

steg att ta inkluderar:

  • upprättande av formella kommunikationskedjor: för effektiv kommunikationshantering i byggandet kommer detta att säkerställa att rätt information kommer till rätt personer, på rätt plats, vid rätt tidpunkt.
  • se till att regelbunden träning är tillgänglig och kommuniceras om: när det finns nya rutiner och processer att följa är det viktigt att människor utbildas ordentligt – och också vet om träningen. Utbildningsmaterial måste vara lätt att förstå och komma åt. Du kan också upptäcka att anställda inte följer procedurerna ordentligt och du kan behöva erbjuda repetitionsutbildning eller utfärda påminnelser.

Läs mer om kommunikationsmedel för att effektivt upprätta en ny policy.

  • se till att det finns tvåvägskommunikation: top-down kommunikation bör inte vara det enda sättet informationsflöden på ditt byggprojekt. Anställda på marken måste ha sätt att snabbt kommunicera eventuella problem till ledningen så att begränsningsstrategier kan införas.
  • be om feedback: att ta reda på problem är inte den enda gången du ska använda tvåvägskommunikation. Det är också viktigt att få feedback från personal på marken om allt du har gjort.
  • använd mobilvänliga kommunikationskanaler: att använda en app för att nå alla arbetare på en byggarbetsplats – både interna anställda och entreprenörer-kan lösa ett antal kommunikationsproblem. Du kan vara säker på att informationen kommer att skickas snabbt och alla kommer att kunna komma åt den.
  • se till att informationen skickas i tid: Gammal och föråldrad information – eller en försening i när anställda får ny information-kan leda till kostsamma fel eller öka hälso-och säkerhetsriskerna.
  • se till att all kommunikation är tydlig, saklig och professionell: skicka välskrivna meddelanden som är lätta att förstå, hålla sig till fakta och är relevanta.
  • skapa anpassade målgrupper: du vill inte överväldiga människor med för mycket information som är irrelevant för dem. Det kan finnas några comms som bara personer i företagets huvudkontor behöver veta om (till exempel rådgivning av en brandövning) och Andra comms som är specifika för en arbetsplats när du har flera webbplatser. Även på plats kan det finnas anpassade målgrupper som behöver information: ett team kan behöva veta om en försenad leverans eller reviderade tidsramar för den del av projektet de arbetar med som inte påverkar andra team. Det riktade interna kommunikationsmeddelandet är mycket kraftfullare!
  • var öppen och transparent: ingen tycker om att leverera dåliga nyheter, men om man inte gör det kan det leda till att rykten sprids och/eller negativa känslor med anställda. Med tiden kan en sådan känsla fester och skapa en giftig arbetsmiljö med dålig moral och anställda som vill arbeta någon annanstans.
  • automatisera kommunikation när du kan: om du vet att vissa saker måste hända vid en viss tidpunkt, använd kommunikationskanaler som gör att du kan skapa dessa i förväg så att kommunikationen pågår och händer när den behöver. Till exempel DeskAlerts.

***

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.